Должностная инструкция офис-менеджера
«УТВЕРЖДАЮ»
Директор ТОО «_______________»
_________________________________
«__» _______________ 20__ года
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ОФИС-МЕНЕДЖЕРА
ТОВАРИЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕНННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
«______________»
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов, назначается на должность, перемещается и освобождается от нее приказом директора Товарищества с ограниченной ответственностью «___________» (далее – «Компания»).
1.2. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее ______________ образование и стаж работы по специальности _________.
1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно директору Компании.
1.4. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется:
- действующим законодательством Республики Казахстан;
- Уставом Компании;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями директора Компании;
- внутренними нормативными актами Компании;
- настоящей должностной инструкцией.
1.5. Офис-менеджер должен знать:
- структуру Компании, направления ее деятельности;
- организацию делопроизводства, схемы документооборота;
- правила и стандарты по оформлению управленческих, организационно-распорядительных документов;
- правила эксплуатации организационной, копировальной и вычислительной техники;
- деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию, правила ведения телефонных переговоров;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
1.6. Во время отсутствия офис-менеджера его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное и своевременное исполнение возложенных на него функций.
2. ФУНКЦИИ
На офис-менеджера возлагаются следующие функции:
2.1. Административная поддержка деятельности Компании.
2.2. Выполнение поручений директора Компании при осуществлении последним профессиональной деятельности.
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Для выполнения возложенных на него функций офис-менеджер исполняет следующие обязанности:
3.1. Осуществлять:
- прием документов и личных заявлений на подпись директора Компании;
- работу с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): прием, регистрация, передача адресату, учет, хранение документов;
- организацию получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
- работу с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учет, хранение документов;
- по поручению директора подготовку проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;
- по поручению директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;
3.2. Осуществлять прием телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для директора информации в его отсутствие и доведение ее содержания до его сведения.
3.3. Осуществлять организацию встреч посетителей и гостей Компании.
3.4. Обеспечивать жизнедеятельность офиса:
- заказ воды по мере необходимости;
- заказ канцелярии по мере необходимости;
- осуществление подписки на периодические издания.
3.5. Добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения директора Компании, использовать все рабочее время для производительного труда;
3.6. Качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;
3.7. Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;
3.8. Эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;
3.9. Соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;
3.10. Постоянно повышать свой профессиональный уровень и квалификацию для эффективного исполнения должностных обязанностей.
4. ПРАВА
Офис-менеджер имеет право:
4.1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, а также проектами решений руководства Компании, касающимися его деятельности;
4.2. Получать от руководителя, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;
4.3. вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
4.4. требовать от руководства Компании оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией офис-менеджер несет ответственность в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Республики Казахстан.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения ответственность наступает в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Казахстан.
С должностной инструкцией ознакомлен (а) _______________ _________________
(подпись) (Ф.И.О.)
«___» ____________ 20____ г.
